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~自分のやりたい事を実現する経営~
治療院を経営する為のノウハウやスキルを1人でも多くの治療家に届けるプロジェクトです。
治療院経営に必要な在り方ややり方等様々な最新情報をお伝えします。

必ず結果がでる『To do リスト』の作り方【経営のヒント】

こんにちはプロジェクトABCの金原です。
ABCここらぼ整体院の代表、熊谷剛が治療院経営でとても重要な経営のヒントを紹介している動画があります。

 

熊谷剛の紹介

熊谷は、一般社団法人疲労回復協会や多くのDVDなどを出していることから、治療テクニックを教えている人。というイメージが強いですが、実は治療院経営者としても結果を出し続けています。

2010年に東京都ひばりヶ丘市に店舗を出してから、3年で都内に4店舗の出店、2017年現在では全国で6店舗の治療院を運営しながら、ABC整体グループとしても3店舗を出しています。

治療技術と経営スキルを持ち合わせた、治療院業界でも屈指の経営者として一躍有名になった熊谷ですが、今の結果を手に入れるまでには多くの壁にあたってきました。そうした壁をどのように超えてきたのかを経営のヒントとしてお伝えしていきます。

 

なぜ『To doリスト』を上手く使いこなせないのか

熊谷剛:今日は『To doリスト』の作り方について。
以前にTo doリストを使った方がいいですよ、という話しは、何回かしていると思います。

そして、『Not to do』のリストも作っておくといいですよ、という話しもしましたが、最近僕がやりはじめた『To doリスト』の使い方が僕にとっては非常にマッチングしたので、もしかするとマッチングする人もいると思うのでシェアしていきたいと思います。

熊谷剛:何がマッチングするかというと、『To doリスト』って、意外と作った方はわかるんですけども、(リストが)減らないんですよね。
どんどんたまっていく。

やってはいるけど緊急性の高いものが入ってきて、そっちをまたやらなければいけなくて、『To doリスト』に書いたリストが減らないていう事が結構あると思うんですよね。

僕もそれで悩んでいて。それをどういう風にやったらいいかと調べていたんですけど、このパターンが一番いいやり方だったのでシェアします。

以前の経営のヒントで
『To doリスト』と『Not to doリスト』についてお話ししました。
まだご覧になっていない方はぜひこちらもご覧ください。

やるべき事が多過ぎる治療家の仕事をシンプル化する【治療院経営のヒント】

はじめに『To doリスト』というのは、
「やるべきことを一覧として書きだすこと」
という意味になります。

書いて目に入れることで、よりやる事が明確になって意識ができますので、
『To doリスト』は仕事には大変役立ちます。

今回は、To doリストをいざ作ってみても、
うまく使いこなせない。
全てのTo doが達成できない。

他にやることが出てきてうまく使いこなせない。

そんなTo doリストの作り方について、
熊谷が実際に試して使いやすかった方法を解説しています。

『To doリスト』の更に効率的な作り方について
みていきましょう。

結果を出すために必要な4つのキーワードとは

熊谷剛:まず僕はグーグルカレンダーにある『To doリスト』を使っているんですけど。
キーワードは4つですね。
「ゴミ箱」は消せばいいので作る必要ないですが、
「In box」と「To doリスト」そして「緊急性の低いTo doリスト」

In boxは何かというと、やるべきことができた時にとにかく全部そこにいれるんですね。
一日のうちに入った予定を入れ続ける。そして、夕方にIn boxを整理する。

その整理の仕方は、To doリストとしてやらなければいけないリストなのか、緊急性が低いリストなのか考えて整理する。

熊谷剛:例えばですね。ワードとか。
打つことが多いと思いますけど、ワードがわからない、ちょっと勉強しなければならないというときに「ワードを勉強する」というリストが入った時にそれは今やるべき事かというと、今やるべきではないと思ったら「緊急性の低いTo doリスト」にいれていくんですね。

そして、もう終わったとか、その時はやった方がいいと思ったけれど実はやらなくても大丈夫だなと思うのは消す(ゴミ箱へ)事です。

熊谷は、To doリストの管理を無料で使えるグーグルカレンダーを利用しています。
グーグルカレンダーの中には「To doリスト」という機能がありますので、その中で「In box」「To doリスト」「緊急性の低いTo doリスト」というタスクを作り振り分けているということです。

これは私も利用しています。とてもシンプルな機能ですが、予定表と合わせて確認ができるため見やすく大変便利です。
初心者の方にも使いやすいと思いますのでお勧めです。

そして、今回ポイントとなるキーワードは4つになります。

1:In box・・・・・やるべきことや入った予定を全て入力する

2:To doリスト・・・・やるべきことを入力する

3:緊急性の低いTo doリスト・・・・今すぐでないがやるべきことを入力する

4:ゴミ箱・・・・終わったもの、やらなくていいことは削除する

この2~4は 1(In box)の整理になります。

『In box』の整理方法とその重要性

熊谷剛:このやり方のいいところは、
その場で考えないという事が重要なんですね。

結構、その時々に思う事というのは、間違った事というか、正確ではない事が多かったりするので、時間をあいてからもう一回遂行した方が正しい考え方というか、それに合った事の方が多い場合があるんですね。
なので、とりあえずIn boxにいれる。

それから夕方になったら、僕は18時と決めていますけど、In boxを開いて整理する。
そして一日終わった時にはIn boxは空になっている状態ですね。
そのような使い方をしています。

ここで重要なのが、
「In box」に入れるという作業と「In box」の中身を整理する作業の時間はわけるという事です。

1日の中で入ってきた予定や、やらなければいけないと思った事は、
とにかくIn boxへ入れてしまう。ここではこの入力作業だけを行う。

そして、夕方以降などに時間を決めて「In box」を整理する時間を作る。
この時に「In box」に入れたものが「To doリスト」か
「緊急性の低いTo doリスト」か「ゴミ箱」へ入るものかを考え、判断するという事です。

昼間は緊急だと思った案件も時間置いて考えれば、
それほど急ぎではなかったり、そもそもそれ自体をやる必要がない場合もあると思います。

また、スタッフにお願いすれば解決する事もあると思います。
その場合はスタッフにお願いする事でその案件はゴミ箱へとなります。

整理する時間を取り、最終的に「In box」の中身は全て移動させて空の状態にして、
一日を終了させる事だと熊谷は言っています。

減らないリストを改善するためのスケジューリング設定

熊谷剛:ポイントはここからなんですけれど、「緊急性の低いTo doリスト」については、一週間に一回見返してまだ緊急性が高くないかとか、緊急性が低いTo doリストに入っていていいのかとみていく必要があります。

そしてポイントは「To doリスト」ですね。
これはやらなくちゃいけない事のリストなので、To doリストから(どんどん)消えなければいけないんですよね。
でも、To doリストはなかなか消えないのが僕の悩みでもあったんですね。

熊谷剛:ここで何をやったかというと、スケジューリングです。
このスケジュールリングを強制的に入った時に「いついつにやる」っていうのを決めちゃうんですね。
これをやらないと、常日頃In boxの方に緊急性の高い物だけ入ってきますから、やるべきなんですけど、緊急性の低いものはどんどん押されてやれなくなってしまう。

なので、まずTo doリストに入った時点で、スケジュールをみて、空いているところにスコッと入れてしまうんですね。
これのいいところは、意外と緊急性の高いものが入ってきてもその時間あけているので、強制的にやらなくちゃいけないという状態を作れるっていうのが1点と忘れ防止っていうのもあります。

「緊急性の低いTo doリスト」は、日が経つと状況や内容が変わっている場合もあると思いますので、一週間に一度見直しする事が必要です。

そして「To doリスト」というのは、
そもそもやらなければいけない事なので、
入れたものがそのままずっと入っていては問題です。

それを防ぐためにもスケジューリングで、
To doリストに「期限を設けていく」ことです。
この場合、やるべき時間が確保できているのでやらざる得ない事になります。

従って、必然的にTo doリストからは消える事になります。
やるべき時間とやるべき事が決まっていれば、あとは行動を行うのみです。
その事によって溜まっていく仕事というのが減る事にもなります。

 

緊急性の高いものに押しつぶされないためにやらなければいけない事

熊谷剛:意外とTo doリストで緊急性が低いと感じるもので、やらなくちゃいけないということが実は30分で終わるものとかもあるんですよね。そういったタスクというのが緊急性の高いものに押しつぶされてしまって、全然終わらないままになる。

そうすると全然結果がでないので、もったいないですよね。

30分、1時間で終わって、終われば結果がでるものが多いので、しっかり時間をブロックしてですね、これをやらなくちゃいけないようにする。

そういう時間を作っておくとすごくTo doリストというのがきれいになります。

熊谷剛:なので、まずは「In box」にその都度いれていく。
そして夕方になったら「To doリスト」になるのか「緊急性が低いのか」それか「やらなくてはいいものか」整理整頓してあげる。

今度は、「To doリスト」に入ったものをスケジュールに合わせていき、そして時間を確保して、あとはひたすらやるだけのパターンにすると「To doリスト」はキレイなります。

僕はこれをやるだけで「To doリスト」は消えちゃうなという事があったので、今回はぜひシェアしたいなと思いました。

短時間で終わるものをいつまでも後回しにしてしまうと、
全体的に見たときには、効率が悪いです。
1時間以内に終わる事は後回しにしないようにすることも必要です。

期限が決まっていないものというのは、特に疎かにしがちです。
従って、To doリストには全て期限をつけて、
時間を確保して作業を行う事。

これを行う事でTo doリストが減らないという事が防げる事になると思います。

『To doリスト』をこれからの治療院経営に活かす

例えば、プライベートで人と会う予定などは、
忘れたりダブルブッキングしないように
手帳やスマホなどで管理している人が多いと思います。

仕事の場合でも同じように「忘れないため」「納期を厳守するため」「効率的にタスクを進めるため」の管理が必要になります。

その方法として、
「To doリスト」をしっかり使いこなすことができると効率よく仕事ができるのではないでしょうか。

例えば、一人治療院では、患者さんの治療のほかに、
院の電話が鳴ったり、予約外の患者さんが突然きたりします。

この場合は、緊急性の高いものなので
すぐに対応しなければいけませんよね。

仕事は毎日山のようにあると思います。

ただ、目の前の仕事でも「単純なもの」「複雑なもの」
両方が発生すると思いますので、
その都度優先順位を決めてスケジューリング化し、
消化していく事が大切だと思います。

もし、新患さんを増やしたいのであれば、
毎日目の前の仕事だけに追われていては、
売上は変わらないので集客する仕組みを作っていかなければなりません。

HP強化やチラシ作り、技術アップのため勉強など、
そのうちに・・・と思ったまま、
優先順位が低くなり、手つかずになっているものがあるかもしれません。

一度見返して整理してみるのも良いかもしれません。

もし技術の勉強が必要な場合は、
疲労回復協会では会場セミナーとオンラインセミナーで
技術をお伝えしています。是非こちらも参考にして見てください。

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金原美幸

金原美幸

株式会社クワトロハート営業マーケティング部・副編集長。疲労回復協会の全国の協会員600人の窓口として、治療家をサポート。現在は営業マーケティング部の編集者として全国の治療家の先生を取材。治療院、治療家に役立つ情報を発信していくために日々努めている。

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